Dr SUPAP decrypte : les Autorisations Spéciales d'Absence (ASA)

^{Les Autorisations Spéciales d'Absence :}

L’Autorisation Spéciales d'Absence (ASA) est une période assimilée à du temps de travail effectif (ni déduite de la rémunération ni des autres droits à congés) durant laquelle les agents sont autorisés à s'absenter de leur service. Les ASA sont attribuées à l'occasion de certains évènements prévus dans le cadre réglementaire de la fonction publique territoriale.

Les ASA sont à différencier des facilités horaires qui permettent aux agents de s'absenter de leur poste sur un temps limité sans que celui-ci ne soit décompté de leur temps de travail (ex: facilités horaires accordées aux parents à l'occasion des rentrées scolaires).

Les ASA ne permettent pas de générer des RTT.
 

^{Pour qui :}

Les ASA peuvent être accordées aux agents stagiaires, titulaires et contractuels de droit public. Les agents contractuels de droit privé (CAE, contrat d'avenir, apprentis...) peuvent eux bénéficier uniquement des ASA explicitement prévues dans le Code du Travail.

^Durée:

La durée des Autorisations Spéciales d'Absence varie en fonction du motif de délivrance. Il peut s'agir d'heures, demies ou journées jusqu'à plusieurs jours.

Une majoration de la durée de l'autorisation peut être accordée au cas par cas par le supérieur hiérarchique au titre des délais de route (48 heures maximum) dans le cas des ASA pour évènements familiaux.

^{Période de l'Autorisation Spéciale d'Absence:}

Les Autorisations Spéciales d'Absence sont accordées au moment de l'évènement. Elles ne peuvent pas être accordées lors de périodes où l'agent ne devait pas travailler (CA, RTT, temps partiel, maladie ou férié). Ainsi, si un évènement pouvant donner lieu à une ASA se produit pendant une période d'absence prévue de l'agent, aucune récupération n'est possible.

^{Autorisation Spéciales d'Absence de droit ou soumises à nécessité de service :}

Il existe deux types d'Autorisation Spéciales d'Absence, les ASA "de droit" définies dans les textes qui s'imposent à la collectivité et les ASA laissées à l'appréciation du chef de service et délivrées sous réserve des nécessités de service.

Les ASA de droit concernent: les jurys d'assise ou témoins devant le juge pénal, les examens prénataux, les membres d'une commission d'agrément en matière d'adoption, la réserve opérationnelle, l'exercice d'un mandat politique local et les motifs d'engagement dans la société civile.

Les ASA soumises à nécessité de service sont celles délivrées pour : motifs familiaux,  motifs "organisés par l'administration" (don du sang, examens et concours), Procréation Médicalement Assistée (PMA) ou pour fêtes religieuses.

Vous retrouverez dans la suite de l'article des précisions sur certaines de ces ASA (accès direct en cliquant sur les liens du texte ci-dessus) et en fin d'article les textes de la DRH.

^{Demande d'Autorisation Spéciale d'Absence:}

En dehors des demandes d'ASA pour motifs religieux, l'agent doit produire des justificatifs à l'appui de sa demande d'ASA. Les justificatifs doivent être transmis à l'UGD / SLRH dans un délais de deux semaines à compter de la date de l'évènement. Les justificatifs peuvent être transmis à l'encadrant par le SRH/UGD. A défaut de justificatifs, la demande pourra être refusée et l'absence régularisée par la pose de Congés Annuels (CA) ou jours de Réduction du Temps de Travail (RTT).

^{Refus de délivrance des Autorisations Spéciales d'Absence:}

Les ASA dites de droit ne peuvent pas être refusées mais la période demandée peut être modifiée dans la mesure du possible.

Les autres ASA peuvent être refusées uniquement sur le fondement de la nécessité de service quand le fonctionnement normal du service et/ou la continuité du service public ne peuvent être assurés du fait de l'autorisation d'absence sollicitée.

1. Les ASA liées  à la grossesse :

Des Autorisations Spéciales d'Absence de droit peuvent être accordées pour se rendre aux examens médicaux obligatoires avant ou après l'accouchement, quand ces examens médicaux ne peuvent avoir lieu en dehors des horaires de travail. Ces ASA sont délivrées en heures et jusqu'à une demie journée sur présentation d'un justificatif.

Des Autorisations Spéciales d'Absence soumises à nécessité de service peuvent être accordées après avis du médecin de prévention pour se rendre à des séances de préparation à l'accouchement sans douleur quand ceux ci ne peuvent avoir lieu en dehors des horaires de travail.

2. Les ASA pour évènements familiaux

Les ASA pour évènements familiaux peuvent être accordées sous réserve des nécessités de service. Elles sont à prendre lors de la survenue de l'évènement pour lequel elles sont accordées ou dans une période "relativement proche" non précisée dans les textes.

La durée de l'autorisation dépend de l'évènement et du lien de parenté, soit :

Motif de l'ASA	Durée
Mariage / PACS
De l'agent	6 jours
D'un enfant	1 jour
Décès
Du conjoint (mariage, PACS)	2 jours
D'un enfant	13 ou 15 jours
Des parents (père, mère)	2 jours
D'un frère ou soeur	1 jour
D'un beau-père, belle-mère	2 jours
D'un beau-frère, d'une belle-soeur	1 jour
Autre ascendant ou descendant: grand-parent, arrière grand-parent, petit-enfant; arrière petit-enfant	2 jours

Les ASA pour évènements familiaux peuvent être majorées de délais de route (jusqu'à 48H aller retour compris ) si l'éloignement entre le domicile de l'agent et le lieu de l'évènement le justifie et ce, sous réserve de l'avis du supérieur hiérarchique. Les délais de route se déclinent ainsi :

Trajet Aller Retour inférieur à 300km	Pas de délai de route
Trajet Aller Retour entre 300km et 800km	24H de délai de route
Trajet Aller Retour supérieur à 800km	48H de délai de route

3. Les ASA pour fêtes religieuses.

Des autorisations spéciales d'Absence soumises à nécessité de service peuvent être accordées à la demande de l'agent pour des fêtes religieuses non inscrites au calendrier des fêtes légales (jours fériés).

Les fêtes religieuses concernées sont listées dans la circulaire du 10 février 2012. La circulaire ne précise pas la date des fêtes qui, pour la plupart, ne se tiennent pas à date fixe. Un calendrier est envoyé chaque année au UGD/SRH à titre indicatif. Certaines dates pouvant varier d'un à deux jours, il appartient aux UGD/SRH de s'informer des dates retenues par les autorités religieuses.

Pour les fêtes commençant la veille au soir, les agents travaillant de nuit peuvent être autorisées à en bénéficier.

Fêtes concernées (liste indicative):

Fêtes catholiques et protestantes: Principales fêtes prises en compte par le calendrier légal.

Fêtes musulmanes: Aïd El Adha, Al Mawlid Ennabi, Aïd El Fitr. Les dates de ces fêtes étant fixées à un jour prêt, les ASA peuvent être accordées avec un décalage d'un jour en plus ou en moins. Ces fêtes commencent la veille au soir.

Fêtes juives: Chavouot, Roch Hachana (deux jours), Yom Kippour. Ces fêtes commencent la veille au soir.

Fêtes orthodoxes: Théophanie, Grand Vendredi Saint, Ascension. Les fêtes orthodoxes ont un double calendrier (grégorien ou julien): les agents peuvent prétendre uniquement aux dates d'un calendrier de leur choix et non des deux.

Fêtes arméniennes: Fête de la Nativité, Fête des Saints Vartanants, Commémoration du 24 avril.

Fête Bouddhiste: Fête du Vesak. La date de cette fête étant fixée à un jour prêt, les ASA peuvent être accordées avec un décalage d'un jour en plus ou en moins.

Autres fêtes: D'autres fêtes religieuses non mentionnées dans la circulaire peuvent donner lieu à une autorisation d'absence soumise à nécessité de service.

4. Les ASA pour motifs civiques.

Des Autorisations d'Absence de droit peuvent être accordées pour des motifs civiques.

ASA pour l'engagement de Sapeurs Pompiers :

Des ASA peuvent être accordées aux agents Sapeurs Pompiers Volontaires pour leurs formations et leurs missions opérationnelles. Ces ASA ne peuvent être refusées que si la présence de l'agent est absolument indispensable à l'activité du service: le refus doit être motivé, notifié à l'agent et au Service Départemental d'Incendie et de Secours dont il dépend.

Une convention conclue entre le service et les Services Départementaux d'Incendie et de Secours précise idéalement les conditions de ces absences (seuil de rémunération, compatibilité des missions de sapeur pompier et de l'activité de l'agent).

ASA pour les agents de la réserve opérationnelle:

La réserve opérationnelle est constituée de personnes ayant souscrit à un engagement à servir les forces armées pour une durée de 1 à 5 ans. Des Autorisations Spéciales d'Absence sont attribuées de droit aux agents de la réserve opération à condition qu'elles ne dépassent pas 8 jours par année civile. Au delà de 8 jours, les ASA ne sont plus de droit mais soumises à nécessité de service. Au delà de 30 jours, les fonctionnaires réservistes sont placés en détachement et les contractuels en congés sans solde. Les agents réservistes doivent prévenir de leur absence au moins un mois avant le début de celle-ci.

ASA pour la journée de défense et de citoyenneté:

Une Autorisation Spéciale d'Absence est accordée de droit pour les agents devant accomplir leur journée de défense et de citoyenneté (un jour).

ASA pour participation à un jury d'assise ou témoignage au pénal:

Des Autorisations Spéciales d'Absences sont accordées de droit pour les agents appelées à participer à un jury d'assise ou à témoigner devant le juge pénal. L'autorisation est accordée pour la durée de la session.

5. Les ASA pour les parents d'élèves.

Des autorisations d'absence soumises à nécessité de service peuvent être accordées pour participation aux instances scolaires. Elles sont à différencier des facilités horaires délivrées à l'occasion de la rentrée scolaire.

ASA parents d'élèves:

Des ASA peuvent être accordées sous nécessité de service et sur présentation d'un justificatif aux agents élus représentants des parents d'élèves et délégués des parents d'élèves pour:

- Les réunions de comités de parents et conseils d'école dans les écoles maternelles et primaires,

Les réunions des commissions permanentes, conseils de classe et conseils d’administration dans les collèges, lycées et établissements d'enseignement adapté.

Des ASA peuvent également être accordées sous nécessité de service pour les agents désignés par le directeur d'école pour organiser et s'assurer du bon déroulement des élections des représentants des parents d'élèves.

Facilités horaires à l'occasion de la rentrée scolaire.

Les facilités horaires à l'occasion de la rentrée scolaire ne sont pas des ASA. Il s'agit d'un aménagement horaire permettant aux agents de s'absenter de s'absenter le jour de la rentrée des classes de leurs enfants en établissement préélementaire, élèmentaire ou en 6ème. Cet aménagement horaire est soumis à nécessité de service et peut, sur avis du supérieur hiérarchique, faire l'objet d'une récupération (heures non travaillées à effectuer ultérieurement).

6. Les ASA liées à l'engagement politique.

Des Autorisations Spéciales d'Absence peuvent être attribuées de droit aux agents exerçant des fonctions publiques électives (élus locaux).

Ces ASA sont accordées aux élus locaux pour :

- Participer aux séances plénières des conseils municipaux, départementaux et régionaux,

- Participer aux réunions des commissions  instituées par délibérations dont est membres l'agent,

- Participer aux réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes dans lesquels l'agent est nommé pour représenter sa collectivité.

Des ASA de droit non rémunérées peuvent également être attribuées pour permettre aux agents élus de préparer leurs réunions et de se consacrer à l'exercice de leur mandat. Ces ASA sont limitées (crédit d'heure forfaitaire trimestriel variant en fonction du mandat électif et du nombre d'habitants du territoire sur lequel est exercé le mandat).

Télécharger Fiche_VTT____Cadre_general_de_gestion_des_autorisations_d_absence___avril_2020

Vademecum Temps de Travail : Cadre général des ASA

Télécharger Fiche_VTT__Autorisation_d_absence_pour_evenements_familiaux___juin_2020-1

Vademecum Temps de Travail : ASA pour évènements familiaux

Télécharger Fiche_VTT____Autorisation_d_absence_pour_fetes_religieuses___juin_2020-1

Vademecum Temps de Travail : ASA pour fêtes religieuses

Télécharger Fiche_VTT__Autorisation_d_absence_pour_motifs_civiques___juin_2020

Vademecum Temps de Travail : ASA pour motifs civiques

Télécharger Fiche_VTT____Autorisation_d_absence_parents_d_eleves___mai_2020

Vademecum Temps de Travail : ASA des parents d'élèves

Télécharger Fiche_VTT___Autorisation_d_absence_liee_a_l_engagement_politique___janvier_2020

Vademecum Temps de Travail : ASA pour engagement politique